Planung eines Treffens
Ein effektives Meeting in 8 Schritten
Planung einer Sitzung: Fahrplan für eine effektive Sitzung
Besprechungen: ein notwendiges Übel in jeder Organisation oder ein gutes Mittel, um Geschäftsprozesse in die richtige Richtung zu lenken? Was von beidem zutrifft, hängt vor allem davon ab, wie eine Sitzung organisiert wird.
Nichts ist im Geschäftsleben langweiliger als ein Treffen um des Treffens willen. Eine Sitzung, die von Anfang bis Ende einen konkreten Zweck und eine Struktur hat, bringt eine Organisation oder ein Team voran. Um Irritationen zu vermeiden und eine erfolgreiche Sitzung als Vorsitzender zu leiten, bietet dieser Schritt-für-Schritt-Plan Hilfe bei der Organisation einer Sitzung.
Der Zweck des Treffens
Um sinnlose Sitzungen zu vermeiden, ist eine gute Vorbereitung der Schlüssel. Bei der Organisation eines Treffens ist es wichtig, im Voraus festzulegen, was der Zweck des Treffens ist.
Es ist auch wichtig, die Beteiligten im Voraus zu bestimmen. Wer sollte bei der Sitzung anwesend sein, damit die Sitzung effektiv abläuft? Wer sollte nicht teilnehmen? Denn wenn es um die Anzahl der Teilnehmer an einer Sitzung geht, ist weniger mehr.
Ein geeignetes Datum und eine geeignete Uhrzeit
Die Zusammenführung aller wichtigen Interessengruppen mit all den vollen Terminkalendern erfordert einiges an Planungsgeschick. Es ist jedoch kein unüberwindbares Hindernis. Wenn das Unternehmen einen kollektiven Kalender, wie z. B. Google Calendar, verwendet, ist ein geeigneter Termin leicht zu finden.
Außerdem ist es wichtig, eine Anfangs- und Endzeit festzulegen. Durch die Festlegung des richtigen Zeitrahmens wird sichergestellt, dass die Teilnehmer wissen, woran sie sind. Auf diese Weise wird die Sitzung nicht unnötig in die Länge gezogen und bleibt effektiv. Ein zu langes, nicht enden wollendes Meeting verlangt den Teilnehmern zu viel ab und führt zu einem Konzentrationsverlust.
Stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig vor der Besprechung eine Einladung oder einen Link für die Teamsitzung per E-Mail versenden. Auf diese Weise werden alle Kollegen rechtzeitig über die Besprechung informiert.
Konkrete Inhalte mit spezifischen Tagesordnungspunkten
Die Erstellung einer konkreten Tagesordnung mit spezifischen Tagesordnungspunkten ist wichtig für den Erfolg einer Sitzung.
Geben Sie allen Beteiligten die Möglichkeit, sich an den Tagesordnungspunkten zu beteiligen. Vergewissern Sie sich, dass die Tagesordnungspunkte mit dem Zweck der Sitzung übereinstimmen. Legen Sie eine Frist für die Einreichung von Tagesordnungspunkten fest. Nach Ablauf dieser Frist ist es nicht mehr möglich, Tagesordnungspunkte einzureichen oder zu ändern.
Während der Sitzung sorgt der Vorsitzende dafür, dass jeder Tagesordnungspunkt behandelt wird, und der Protokollführer erstellt ein Sitzungsprotokoll.
Ein inspirierender Tagungsort
Der naheliegendste Ort für eine Besprechung ist natürlich das eigene Büro oder eine Teamsitzung von zu Hause aus. Untersuchungen zeigen, dass Besprechungen an einem externen Ort die Produktivität steigern. Eine externe Besprechung kann einen großen Einfluss auf das Ergebnis der Besprechung haben.
Je ausgefallener der Veranstaltungsort ist, desto überraschender werden die Ergebnisse der Tagung sein. Schlösser, Bauernhöfe, Golfplätze, Landgüter: das sind nur einige Beispiele für einen inspirierenden Tagungsort, der Sie überraschen wird.
Materialien für die Sitzung
Damit die Sitzung effektiv abläuft, ist es wichtig, dass Sie einige Materialien im Haus haben und diese im Voraus überprüfen:
Ein Monitor, ein stabiles Internet, Flipcharts, verschiedenfarbige Stifte, Notizbücher - alles Notwendige, damit ein Meeting ein Erfolg wird. Bei Tespelduyn kümmern wir uns darum. Darüber hinaus haben alle Teilnehmer Zugang zu unbegrenzt Kaffee, Tee, Wasser und Softdrinks.
Ein guter Start ist die halbe Miete
Ein passender Termin, relevante Tagesordnungspunkte und ein inspirierender Veranstaltungsort, an dem alles Notwendige vorhanden ist? Sind Sie dann bereit, loszulegen? Noch nicht ganz, denn es sind noch einige Vorbereitungen für ein erfolgreiches Treffen erforderlich.
Es ist ratsam, sich im Vorfeld Gedanken darüber zu machen, welche Form die Sitzung haben soll. Im Allgemeinen gibt es vier Formen von Besprechungen: Brainstorming, Lehrbesprechung, Informationsbesprechung und Entscheidungsbesprechung. Die Form hängt vom Zweck des Meetings ab, obwohl ein Meeting auch mehrere Formen annehmen kann.
Darüber hinaus ist die Einrichtung der Sitzung ein unterschätzter Teil. Auf welche Weise sollen die Teilnehmer miteinander kommunizieren? Welcher Aufbau eignet sich dann am besten dafür? Entscheiden Sie sich für eine U-Form oder ist eine Theateraufstellung besser geeignet?
Sobald alle Vorbereitungen getroffen sind, können die Einladungen verschickt werden! In dieser Einladung werden die Tagesordnungspunkte, der Zweck und die Erwartungen mitgeteilt. So können sich die Beteiligten gut auf die Sitzung vorbereiten.
Das Treffen
Während der Sitzung ist es am wichtigsten, die Arbeitsteilung deutlich zu machen. Als Vorsitzender ist es Ihre Aufgabe, die Sitzung zu leiten und die Tagesordnung zu überwachen.
Hier ist der festgelegte Zeitplan ausschlaggebend, um die Sitzung nicht zu überziehen. Wenn sich die Sitzung zu verzögern scheint, ist es die Aufgabe des Vorsitzenden, das Tempo der Sitzung zu beschleunigen. Wenn möglich, können Sie kurz und eindringlich auf die noch ausstehenden Tagesordnungspunkte eingehen.
Beenden Sie jede Sitzung mit einer Liste von Aktionspunkten mit den entsprechenden Verantwortlichkeiten und Fristen. Senden Sie diese anschließend per E-Mail an die Teilnehmer. Auf diese Weise ist das Ergebnis der Sitzung leicht erkennbar und alle Teilnehmer wissen, was vor der nächsten Sitzung zu tun ist.
Außerdem ist das Ende der Besprechung der perfekte Zeitpunkt, um einen neuen Termin mit den Teilnehmern zu vereinbaren. Sie können diesen neuen Termin direkt per E-Mail mitteilen.
