Vergadering plannen
Een effectieve vergadering in 8 stappen
Een vergadering plannen: stappenplan voor een effectieve vergadering
Vergaderen; een noodzakelijk kwaad binnen iedere organisatie of een goede manier om bedrijfsprocessen de goede kant op te begeleiden? Welke van de twee het wordt ligt hoofdzakelijk aan de manier waarop een vergadering wordt georganiseerd.
Niets in het bedrijfsleven is vervelender dan vergaderen om te vergaderen. Een vergadering met een concreet doel en structuur van begin tot eind helpt een organisatie of team verder. Om irritatie te voorkomen en als voorzitter een succesvolle vergadering te leiden biedt dit stappenplan uitkomst bij een vergadering organiseren.
Het doel van de vergadering
Om nutteloos vergaderen te voorkomen is goede voorbereiding key. Bij een meeting organiseren is het essentieel vooraf te bepalen wat het doel is van de vergadering.
Daarnaast is het belangrijk om ruim van tevoren de stakeholders te bepalen. Wie moeten er bij de vergadering aanwezig zijn om de meeting effectief te laten verlopen? Wie moeten er niet aanwezig zijn? Bij het aantal deelnemers van een vergadering geldt immers less is more.
Een geschikte datum en tijd
Het samenbrengen van alle essentiële stakeholders met alle drukke persoonlijke agenda’s vergt enige planningsvaardigheden. Al is het geen onmogelijk obstakel. Als het bedrijf gebruik maakt van een collectieve agenda, zoals bijvoorbeeld Google Agenda, is een geschikte datum zo gevonden.
Bovendien is het bepalen van een begin- en eindtijd belangrijk. Het stellen van een juist tijdskader zorgt ervoor dat men weet waar hij of zij aan toe is. De meeting wordt zo niet onnodig langdradig en blijft effectief. Een te lange, oneindige vergadering vergt te veel inspanning van de deelnemers waardoor de concentratie verloren gaat.
Zorg ervoor dat je geruime tijd voor de vergadering een uitnodiging of een link van de Teams vergadering stuurt via de e-mail. Zo zijn alle collega’s op tijd op de hoogte van de vergadering.
Een concrete inhoud met specifieke agendapunten
Het opstellen van een concrete agenda met daarin specifieke agendapunten is belangrijk om een vergadering tot een succes te maken.
Geef alle stakeholders de mogelijkheid om agendapunten in te schieten. Zorg ervoor dat de agendapunten wel in lijn zijn met het beoogde doel van de vergadering. Stel een deadline voor het insturen van de agendapunten. Na deze deadline is het niet meer mogelijk om agendapunten in te schieten of te wijzigen.
Tijdens de vergadering zorgt de voorzitter ervoor dat ieder agendapunt behandeld wordt en de notulist maakt notulen van de vergadering.
Een inspirerende vergaderlocatie
De meest voor de hand liggende vergaderlocatie is vanzelfsprekend het eigen kantoor of een Teams vergadering vanuit huis. Uit onderzoek blijkt dat vergaderen op een externe locatie de productiviteit stimuleert. Extern vergaderen kan een groot effect hebben op de uitkomst van de vergadering.
Hoe meer out-of-the-box de locatie is, hoe verrassender de uitkomsten van de vergadering zullen zijn. Kastelen, boerderijen, golfbanen, landgoederen: zomaar wat voorbeelden van een inspirerende vergaderlocatie die je zullen verrassen.
Benodigdheden tijdens de vergadering
Om de vergadering effectief te laten verlopen, is het belangrijk om enkele benodigdheden in huis te hebben en vooraf te controleren:
Een beeldscherm, stabiel internet, flip-overs, verschillende kleuren stiften, notitieblokken; vanzelfsprekende benodigdheden om een vergadering een succes te laten worden. OpTespelduyn ontzorgen wij hierin. Daarnaast kunnen alle deelnemers gebruik maken van onbeperkt koffie, thee, water en frisdrank.
Een goed begin is het halve werk
Een geschikte datum, relevante agendapunten en een inspirerende locatie uitgezocht waar alle benodigdheden aanwezig zijn? Ben je dan ready to go? Nog niet helemaal, er zijn nog enkele voorbereidingen nodig voor een geslaagde meeting.
Vooraf is het verstandig om na te denken in wat voor vorm de vergadering wordt gegoten. Een vergadering kent over het algemeen vier vormen: brainstorm, instructievergadering, informatieve vergadering en een besluitvormende vergadering. De vorm is afhankelijk van het doel van de vergadering al kan een vergadering ook meerdere vormen aannemen.
Daarnaast is de vergaderopstelling een onderschat gedeelte. Op welke manier wilt u dat deelnemers met elkaar communiceren? Welke opstelling leent zich daar vervolgens het beste voor? Ga je voor een U-vorm of is een theateropstelling geschikter?
Zodra alle voorbereidingen zijn getroffen kunnen de uitnodigingen worden verstuurd! In deze uitnodiging worden de agendapunten, het doel en de verwachtingen gecommuniceerd. Zo kunnen de stakeholders zich goed voorbereiden voor de vergadering.
De vergadering
Tijdens de vergadering is het belangrijkste om de taakverdeling duidelijk terug te laten komen. Als voorzitter heb je de taak om de vergadering te leiden en de agenda te bewaken.
Hierbij is de vastgestelde tijdsplanning leidend om de vergadering niet uit te laten lopen. Als de vergadering lijkt uit te lopen is het de taak van de voorzitter om het tempo van de vergadering te versnellen. Indien mogelijk kun je kort en krachtig de openstaande agendapunten behandelen.
Eindig elke vergadering met een lijst actiepunten met daaraan gekoppelde verantwoordelijkheden en deadlines. Stuur deze na afloop via de e-mail naar de aanwezigen. Zo is het resultaat van de vergadering goed zichtbaar en weten alle deelnemers wat er moet gebeuren voor de volgende vergadering.
Ook is het einde van de vergadering het perfecte moment om een nieuwe vergadering in te plannen met de aanwezigen. Deze nieuwe datum kun je direct communiceren via de mail.
