Vergadervormen, soorten vergaderingen en vergaderstijlen 

Vergadervormen, soorten vergaderingen en vergaderstijlen

Vergaderen: er valt niet onderuit te komen binnen het bedrijfsleven. Afhankelijk van het doel van de vergadering en het type vergadering kun je als organisator de meeting in de juiste vergadervorm gieten. Een vergadering kan ook meerdere doelen en daardoor meerdere vormen kennen. Over het algemeen gesproken zijn er vier vergadervormen.

Informatief vergaderen

Tijdens een vergadering met een informatief doel is de voorzitter hoofdzakelijk bezig met het zenden van informatie. De andere deelnemers van de vergadering zijn aanwezig voor het ontvangen van de informatie. Hierdoor is er weinig interactie tussen de voorzitter en de deelnemers.

Om als voorzitter de informatie zo duidelijk mogelijk aan de deelnemers over te dragen, is het raadzaam om het verhaal kracht bij te zetten met visuele ondersteuning. De aanwezigheid van een groot scherm waarop een presentatie kan worden weergegeven is bij uitstek geschikt om de informatie te ondersteunen. Hoe unieker de presentatie, des te beter blijft het verhaal hangen en des te langer blijven mensen geïnteresseerd luisteren.

Brainstormsessie

Bij een brainstorm staat het bedenken van nieuwe en innovatieve ideeën over een bepaald vraagstuk centraal. Wanneer het bedrijf tegen een vraagstuk aanloopt, kan tijdens een vergadering ruimte worden gemaakt voor een brainstormsessie.

Men is geneigd om in hetzelfde denkpatroon te blijven hangen wanneer bedrijfsvraagstukken moeten worden opgelost. Een brainstormsessie is een ideaal moment om outof-the-box te denken en nieuwe, creatieve ideeën te bedenken. Geen idee is te gek tijdens een brainstormsessie. Hoe gekker de ideeën, des te sneller wordt het vaste denkpatroon doorbroken.

Organiseren van een heisessie

Loop je tegen een groter vraagstuk aan? Dan is het organiseren van een heidag het ideale middel om een oplossing te vinden voor het vraagstuk. Tijdens een heisessie ga je naar een externe inspirerende vergaderlocatie om in alle rust te brainstormen over grote vraagstukken.

Het organiseren van een brainstormsessie hoeft niet het enige doel te zijn tijdens een heidag. Een heidag is ook een ideale gelegenheid voor het volgen van inspirerende seminars.

Discussiëren 

Een discussie tijdens een vergadering kan een logisch gevolg zijn van een informatieve presentatie en/of innovatieve brainstormsessie. Vanuit de ideeën die tijdens de presentatie en/of brainstormsessie aan zijn gehaald, wordt tijdens een discussie de kwaliteit en uitvoerbaarheid besproken.

Een discussie kan erg waardevol zijn om ideeën verder uit te werken. Zeker wanneer er tijdens de discussie deelnemers worden uitgenodigd die het idee kunnen belichten vanuit eigen expertise. Zo kan een oplossing op een vraagstuk worden belicht vanuit een management-, marketing- & sales- en finance perspectief.

De taak van de voorzitter van de vergadering is om de discussie zo gestructureerd mogelijk te laten verlopen. Om knopen door te hakken na de discussies is het verstandig om te stemmen voor het beste idee. Het idee met het hoogste aantal stemmen is het concept wat verder uitgewerkt wordt.

Beslissingen nemen tijdens vergaderingen 

Voor een prangend vraagstuk zijn ideeën opgedaan tijdens een brainstormsessie. Deze ideeën zijn tijdens de discussie gefinetuned tot een praktische oplossing. Het is tijd om de laatste knopen door te hakken en aan de slag te gaan met het uitvoeren van de oplossing.

Een vergadering is een ideaal moment om deze knopen door te hakken en besluiten te nemen. Bij grote organisaties is dit een belangrijke aangelegenheid. Tijdens een VVE (Vereniging  van eigenaren) vergadering of een aandeelhoudersvergadering worden de belangrijkste besluiten genomen.

Tijdens de besluitvorming heeft iedere genodigde de gelegenheid om zich uit te spreken in de vorm van een stemming. Wanneer een voorstel een meerderheid van de stemmen weet te behalen wordt het voorstel aangenomen en uitgevoerd.

Teambuilding

Een vergadering hoeft niet altijd een serieuze gelegenheid te zijn. Een externe vergadering kan in het bijzonder worden gecombineerd met een teambuilding activiteit. In de ochtend wordt tijdens de vergadering gebrainstormd en gediscussieerd over een bedrijfsvraagstuk. In de middag is er ruimte voor een teambuilding activiteit met de genodigden.

Op Tespelduyn kun je een vergadering ideaal combineren met een sportieve en unieke teambuilding activiteit. Het landgoed beschikt over meerdere vergaderzalen met alle gewenste faciliteiten. Daarnaast kun je op Tespelduyn terecht voor meerdere clinics; leer meer over de golfsport of daag uw collega’s uit met jeu de boules. Tijdens de dag kun je genieten van een heerlijke lunch en/of culinair diner; de mogelijkheden zijn eindeloos!